Tu t’en doutes déjà, gentil bénévole, mais un festival ça se prépare en amont ! Nous commençons environ 6 mois avant le festival, soit en septembre pour un festival en mars.

Le comité d’organisation regroupe une dizaine de personnes, impliquées à divers degrés, selon leurs possibilités. Cela recouvre plusieurs aspects :

Relations avec les éditeurs de jeux

Le festival est financé en partie par les éditeurs qui louent des tables pour présenter leurs jeux. Nous communiquons régulièrement en amont du festival pour anticiper leurs besoins et les accueillir au mieux. Ce sont eux qui décident des jeux qui seront présentés pendant le festival, souvent quelques semaines avant, en fonction de leurs nouvelles sorties .

Suivi financier

Même si le festival est gratuit pour les visi-joueurs, cela ne veut pas dire qu’il ne coûte rien. Grâce au travail attentif de notre trésorier, à l’ardeur de notre président, à la ténacité de nos secrétaires et à l’implication de tous les bénévoles, surtout ceux de la buvette, nous pouvons organiser ce bel évènement au Corum dans de bonnes conditions.

Logistique

Cela concerne toute l’organisation pratique du festival :

  • l’inventaire du matériel et achats au besoin
  • l’élaboration du plan du festival et la répartition des jeux sur les tables réservées par les éditeurs
  • la préparation des fiches de présentation des jeux
  • la restauration : élaboration des menus, courses, emprunt/location de matériel
  • l’organisation des tournois, de la tombola

Communication

Depuis maintenant 3 ans, nous faisons appel à une illustratrice, Zong, pour l’affiche du festival. A partir de sa proposition, nous créons ensuite les flyers et les banderoles pour les réseaux sociaux et ce site.

Ces éléments servent ensuite de base à notre communication à destination du public sur ce site, sur les réseaux sociaux, à Montpellier et dans les environs (affichage et distribution de flyers)

Relations avec les partenaires

Le comité d’organisation n’est pas tout seul pour organiser le festival. Cela implique différents acteurs : la mairie et la métropole, le Corum, les associations dont sont issus, en partie, nos bénévoles, les boutiques et les bars à jeux.

Recrutement et gestion des bénévoles

Parce que coordonner l’action de quelques 130 bénévoles requiert un minimum d’organisation : il faut gérer les inscriptions, le planning, la répartition sur les différents postes, et le bien-être des bénévoles sur le festival.

N’hésite pas à nous écrire si tu veux proposer ton aide sur la préparation en amont : benevolat@festivaldujeu-montpellier.org